Sistemas críticos en un negocio: ERP y Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Hay una serie de sistemas de lo que dependen la supervivencia de nuestro negocio; el primero es el ERP. El ERP (Enterprise Resource Planning) proporciona una vista integrada y continuamente actualizada de los procesos centrales del negocio utilizando bases de datos comunes mantenidas por un sistema de administración de bases de datos. Los sistemas ERP rastrean los recursos comerciales (efectivo, materias primas, capacidad de producción) y el estado de los compromisos comerciales: pedidos, órdenes de compra y nóminas. Las aplicaciones que conforman el sistema comparten datos en varios departamentos (fabricación, compras, ventas, contabilidad, etc.) que proporcionan los datos. Podemos pensar en el ERP como el ‘cerebro’ de nuestro negocio, que recibe información de los diferentes ‘órganos’ (departamentos).

Los sistemas de Gestión de Almacén (SGA)

Si se trata de un negocio que deba gestionar productos físicos, es imprescindible contar con un SGA como sistema de gestión de almacén; un SGA (o sistema de gestión de almacén) es una aplicación de software, diseñada para respaldar y optimizar la funcionalidad del almacén y la gestión del centro de distribución. Estos sistemas facilitan la gestión en su planificación diaria, organización, dotación de personal, dirección y control de la utilización de los recursos disponibles, para mover y almacenar materiales en, dentro y fuera de un almacén, al tiempo que brindan apoyo al personal en la ejecución del movimiento y almacenamiento de materiales en y alrededor de un almacén.

Los sistemas de gestión de almacenes ayudan al personal del almacén a realizar los procesos necesarios para manejar todas las tareas de almacén importantes y muchas menores, como la recepción, inspección y aceptación, almacenamiento, reposición, picking, embalaje, servicios de valor agregado, ensamblaje de pedidos en el muelle de envío, la documentación y el envío (carga en vehículos de transporte). Un sistema de administración de almacén también ayuda a dirigir y validar cada paso, capturar y registrar todo el movimiento del inventario y los cambios de estado en el archivo de datos.
Un caso muy típico es una tienda de comercio electrónico de productos físicos: tan pronto como un cliente realiza un pedido en un sitio web, la información se transmite a través de los sistemas empresariales (principalmente un sistema ERP) al SGA. Todos los pasos necesarios para gestionar este pedido, seleccionar los artículos pedidos, etc., se procesan dentro del SGA. Posteriormente, la información se envía de vuelta al ERP para respaldar las transacciones financieras, las notificaciones de envío anticipadas a los clientes, la gestión de inventario, etc.
Un SGA moderno se conectará a una variedad de tecnologías de comunicación (radiofrecuencia), tecnologías de identificación automática (código de barras, RFID, etc.), ordenadores móviles y, en ocasiones, manejo automatizado de materiales (transportadores y clasificación) y equipos de almacenamiento (carruseles, almacenamiento automático y recuperación, etc.).

Implantación de un Sistema de Gestión de Almacén (SGA)

Implantar un SGA implica realizar un proyecto completo, que suele seguir unas fases estándar:

  • Análisis funcional: Se analiza las necesidades del negocio. ¿Qué volumen de productos deben controlarse?¿Cuántos movimientos tienen?¿Cómo debe integrarse con sistemas existentes de la Empresa?
  • Desarrollo de la solución: Puede partirse de soluciones estándares, aplicando las personalizaciones necesarias o realizarse un desarrollo completamente a medida.
  • Implantación: La solución (que normalmente implica tanto soluciones de software como de hardware) se instala y configura con los valores para la operación normal.
  • Puesta en Marcha: Esta fase es crítica, puesto que debe hacerse en un entorno real y con el negocio operando con clientes reales. Es esencial el contar con apoyo in-situ para corregir posibles errores y fallos que se detecten.
  • Formación y asistencia en remoto: La implantación de un SGA suele requerir una modificación en las formas de trabajo, por lo que la formación es muy importante. También el contar con asistencia para resolver dudas, corregir errores o reconfigurar aspectos del sistema que, con el tiempo y el uso real, se detecte que podrian funcionar de manera óptima de otra manera.

Como vemos, la implantación de un SGA es un proyecto crítico en el que debemos contar con profesionales que nos aseguren un diseño adaptado a nuestras necesidades, que cubra nuestras necesidades presentes y que sea escalable para el futuro, y que nos acompañe en su implantación, puesta en marcha y operación.

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