En su trabajo del día a día, los departamentos de Recursos Humanos de las Empresas necesitan manejar gran cantidad de información; desde la gestión de nóminas a los procesos de reclutamiento, pasando por la administración de beneficios y el seguimiento de los registros de asistencia.
De gestionar toda esta información de manera eficiente y segura se encarga el Software de Recursos Humanos ; existen múltiples facetas y módulos en función de la tarea concreta a desarrollar, pero en general un sistema de gestión de recursos humanos garantiza que los procesos cotidianos de recursos humanos sean manejables y de fácil acceso.
El avance de la tecnología ha revolucionado todos y cada uno de los espacios de la vida actual, y esto incluye los recursos humanos. Los primeros sistemas tenían un alcance limitado, generalmente enfocados en una sola tarea, como mejorar el proceso de nómina o mantener el control sobre las horas de trabajo de los empleados. Los sistemas actuales cubren todo el espectro de tareas asociadas con los departamentos de recursos humanos, incluido el seguimiento y la mejora de la eficiencia de los procesos, la gestión de la jerarquía organizacional, el seguimiento del absentismo de los empleados y las vacaciones anuales, la simplificación de las transacciones financieras y la presentación de informes sobre los datos de las personas. En resumen, a medida que la función de los departamentos de recursos humanos se ha ido expandiendo en complejidad, los sistemas de tecnología de recursos humanos han evolucionado para adaptarse a estas necesidades.
Veamos algunos de los ejemplos más típicos de diferentes software y módulos de Recursos Humanos, y sus funciones:
El módulo de nómina automatiza el proceso de pago mediante la recopilación de datos sobre el tiempo y la asistencia de los empleados, calcula varias deducciones e impuestos, y genera instrucciones de pago periódicas e informes de impuestos de los empleados. Los datos generalmente se alimentan de los recursos humanos y los sistemas de control de presencia para calcular los importes a abonar.
El módulo de control de presencia se encarga de controlar los tiempos de trabajo. Los módulos más avanzados proporcionan una amplia flexibilidad en los métodos de recopilación y análisis de datos, permitiendo integrar dispositivos físicos y ‘check-in’ a distancia para aquellos trabajadores que trabajan desde fuera de la oficina.
El módulo de administración de beneficios proporciona un sistema para que las organizaciones administren y sigan la participación de los empleados en los programas de beneficios, como pueden ser seguros de salud, salario flexible, cheques restaurante o cheques guardería…
El módulo de reclutamiento se ha convertido en uno de los principales métodos empleados por los departamentos de recursos humanos para obtener candidatos potenciales para puestos disponibles dentro de una organización. Los sistemas de gestión del talento, o módulos de reclutamiento generalmente abarcan:
- Analizar los trabajadores actualmente dentro de una organización
- Identificación de posibles candidatos
- Reclutamiento a través de sitios de reclutamiento online, candidaturas espontáneas o secciones de ‘Trabaje con nosotros’
El módulo de analítica permite a las organizaciones la extracción de datos relacionados con recursos humanos para su uso con otras plataformas de inteligencia empresarial. De la extracción y uso de estos datos nace el campo de People Analytics, (también conocido comúnmente como análisis de recursos humanos o análisis de la fuerza laboral). Consiste es la práctica de recopilar y transformar los datos de recursos humanos y los datos de la organización en ideas procesables que mejoran la forma de hacer negocios. Esta información se presenta en gráficos, cuadros, visualizaciones, preguntas y respuestas fácilmente comprensibles utilizando datos extraídos de las herramientas de recursos humanos que ya está utilizando. Si bien muchas personas suponen que el análisis de personas existe estrictamente para mejorar las funciones de recursos humanos, los conocimientos descubiertos ayudan a las empresas a impulsar el éxito organizacional general y cumplir con sus objetivos comerciales.
People Analytics ha sido una palabra de moda de Recursos Humanos durante casi una década, pero hasta hace poco solo estaba disponible para grandes empresas con decenas de miles de empleados, y grandes presupuestos. Pero hoy, ese ya no es el caso. Las soluciones de análisis de personas que antes tenían el tamaño y el precio para satisfacer las necesidades de las grandes empresas se han modificado para adaptarse a las organizaciones medianas que también buscan ideas más profundas para crecer y mejorar su fuerza laboral.
Como vemos, hay múltiples módulos de software para Recursos Humanos que pueden ayudarnos a convertir nuestro departamento de Recursos Humanos en un generador de valor para el negocio, más allá de un simple centro de coste.
