El teletrabajo ha llegado, y parece que para quedarse. Con todas las restricciones derivadas de la pandemia del COVID-19, las organizaciones han tenido que dar el paso hacia el teletrabajo. Y los departamentos de Recursos Humanos son los primeros que deben adaptarse a la nueva situación.
Y es que hay herramientas como el Software de recursos humanos que permiten la gestión de todas las necesidades del personal de la Empresa, estén donde estén. Un software de recursos humanos es una solución software específicamente diseñada para ofrecer soluciones orientadas a los profesionales de Recursos Humanos y Selección.
Su objetivo es facilitar los procesos más habituales del día a día, automatizar aquellas tareas más repetitivas, centralizar toda la información sobre procesos de gestión de talento y personas, y poder obtener métricas y KPI sobre los procesos que nos permitan mejorarlos y optimizarlos.
Entre las funciones más típicas que se gestionan con estas soluciones están la gestión de Vacaciones y ausencias, la Gestión de bajas médicas o la gestión de tickets, facturas y Gastos de representación. También, por supuesto, la Gestión de nóminas online, la gestión documental de toda la información y la Firma electrónica 100% segura y con validez legal.
Mientras que muchas de las funciones anteriores ya se venían realizando de manera centralizada y digital, hay ciertas funciones que se han visto mucho más afectadas por el teletrabajo.
Por ejemplo, el Control Horario que se hizo obligatorio a raíz de la entrada del Real Decreto obliga a las Empresas a registrar el horario de todos sus empleados. Trabajando en unas oficinas es relativamente sencillo, con sistemas de acceso físico a las infraestructuras, pero ¿cómo controlar el horario de trabajo de los profesionales cuando pueden trabajar desde cualquier lugar.
La investigación sobre el teletrabajo ha demostrado repetidamente que los empleados que trabajan desde casa tienden a trabajar horas más largas que cuando trabajan en las instalaciones del empleador, en parte porque el tiempo para viajar al lugar de trabajo es reemplazado por actividades laborales, y también debido a cambios en el trabajo, rutinas y la difuminación de los límites entre el trabajo remunerado y la vida personal.
Aquellos empleados que tienen hijos u otros dependientes en el hogar necesitan encontrar tiempo adicional en su día para hacer el trabajo, ya sea comenzando su trabajo muy temprano en la mañana, o trabajando
hasta mucho más tarde en la noche, además de dividir la jornada laboral en segmentos más pequeños,
intercalados con descansos para el cuidado de los niños, las tareas del hogar, la educación en el hogar, etc.
Es por eso que una herramienta de control horario debe ser lo suficientemente flexible para acoger las diferentes casuísticas, y poder recoger los cambios en los horarios que se requieren en el día a día.
Otro aspecto clave es la posibilidad de Firmar documentos online ; con la imposibilidad de reunirse con clientes, proveedores y empleados pero con la necesidad de seguir firmando documentos importantes y con validez legal, la posibilidad de firmar documentos online on validez legal es una importantísima herramienta.
En España, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica (BOE 20.12.03) regula y marca las condiciones para la firma electrónica.
Esta Ley, que transpone la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo, del 13 de diciembre de 1999, establece un marco común para la firma electrónica, y viene a sustituir al antiguo Real Decreto Ley 14/1999, sobre firma electrónica, en vigor desde el 17 de septiembre. El objetivo de estas leyes es «fomentar la rápida incorporación de las nuevas tecnologías de seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividad de las empresas, los ciudadanos y las Administraciones públicas». Como siempre, las leyes van más despacio que la realidad por lo que las Empresas han tenido que adoptar soluciones de Firma Electrónica para poder seguir operando con toda la legitimidad jurídica.
Como vemos, el teletrabajo plantea retos que pueden resolverse con las herramientas adecuadas.