Intercambiamos 300.000 millones de correos electrónicos cada día (3,4 millones al segundo) en todo el mundo. Sin embargo, en muchas ocasiones no se aceptan como prueba judicial.
Evidence es un servicio, gratuito, de certificación de correos digitales y documentos, creado por la empresa SerenaMail, dedicada a la gestión de la seguridad de estas comunicaciones en las empresas.
Entre sus clientes, Damm y Mango. Evidence es la respuesta al problema de un creativo, que envió una propuesta para un anuncio a una agencia y recibió una negativa por respuesta. Después, al verla reproducida, trató de demandar a la compañía por violación de la propiedad intelectual. Fracasó.
No probó que el Power Point enviado por correo electrónico había sido recibido por la parte contraria, que negaba su existencia. «Con Evidence, el problema quedaría resuelto, porque el servicio certifica que ese mensaje y los documentos adjuntos, en cualquier formato, ha sido recibido«, asegura Carlos Ticó, director de SerenaMail.
¿Quién lo garantiza? «Evidence genera un eEvid, una prueba que acredita en el tiempo el contenido de un correo electrónico y su envío y entrega a un tercero. Está basado en certificación y sellado de tiempo de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)», explica Ticó, entidad que garantiza a Hacienda la integridad de las declaraciones de la renta por Internet.
El servicio certifica que ese correo ha llegado al servidor del destinatario, pero no que esa persona lo ha leído. Hacerlo, sería una intrusión a su privacidad. «Podría suceder, aunque sería extraño, que ese mensaje se perdiera en el sistema, en cualquier caso lo que sería indiscutible es que en esa fecha esos documentos existían y fueron recibidos por el servidor del receptor», dice Ticó.
El funcionamiento, dice, «es sencillo y efectivo, porque si puedes enviar un e-mail, puedes enviar un eEvid«. Primero, hay que registrarse en la página eevid.com. Después, cada vez que se pretenda certificar un mensaje y sus adjuntos, se añade a la dirección del receptor la coletilla .eevid.com., Por ejemplo, usuario@empresa.es.eevid.com. El destinatario recibe el mensaje en «unos 15 segundos y al emisor Evidence devuelve una confirmación de envío, que incluye dos documentos en formato pdf.
El primero contiene una copia del contenido del mensaje enviado. El segundo, el certificado eEvid. Es decir el documento certificado por la FNMT y que informa también de si el servidor del destinatario ha aceptado el mensaje. Además, incluye un código criptográfico del e-mail y de cada uno de los adjuntos «únicos para cada documento». Serena Mail ha solicitado patente europea para el método.
Evidence permite enviar 50 eEvids al año sin coste alguno y «realiza la función del burofax». Correos gestionó 3,2 millones de burofax en 2010, que tienen validez como prueba documental. SerenaMail ofrece el servicio gratuitamente, porque Ticó considera que «los correos no deberían carecer de esta funcionalidad, que da valor jurídico al mensaje cuando la parte contraria lo niega».