Escuela de Startups – ¿Qué es una conciliación bancaria?

Cuando montamos nuestro propio negocio nos tendremos que enfrentar al a veces complicado mundo de la contabilidad. Siempre es aconsejable disponer de un software de contabilidad para PYMES como Chipax que nos automatizará muchas tareas, pero aun así conviene entender los conceptos básicos. Hoy vamos a ver qué es una conciliación bancaria.

Entre nuestra cuenta de banco y los registros que llevamos dentro de la empresa en nuestros libros contables SIEMPRE habrá alguna discrepancia. Esto se debe a que siempre habrá algún movimiento en tu cuenta o algún movimiento en tu empresa que no se registre, tanto en el banco o en tus propios libros.

Ya sea porque algún proveedor ha reclamado un cheque con el que le has pagado y ese dinero salió de tu cuenta, porque un cliente te consignó un saldo pendiente, o por los movimientos internos de la institución financiera como el descuento de impuestos relacionados con la cuenta, el valor de la chequera o intereses, esto hace que sea necesario realizar una conciliación bancaria.

Las conciliaciones bancarias son el cuadre que se hace entre las operaciones anotadas en un libro contable (ojo, solo las relacionadas con nuestra cuenta bancaria, no en caja) y las operaciones que registra el banco sobre nuestra cuenta bancaria. Las conciliaciones bancarias nos permiten tener nuestros balances equilibrados con el banco y nuestras finanzas sanas.

Empecemos por el banco.

Existen 4 movimientos u operaciones que se registran en el extracto bancario de acuerdo a su origen:

  • Cheques
  • Depósitos
  • Notas de Crédito
  • Notas de Débito

Estos movimientos son registrados por la entidad bancaria y nos indican qué tipo de movimiento de dinero hubo en nuestra cuenta. Al final de cada mes los puedes ver en el extracto de tu cuenta, que es el primer documento que necesitamos para hacer una conciliacion bancaria. Veamos en más detalle de que tratan:

  • Cheques: estos se registran en la cuenta bancaria cuando pagamos por este medio a un tercero y este cobra el cheque, retirando el dinero físico de nuestra cuenta.
  • Depósitos: Los depósitos o consignaciones se registran cuando se deposita dinero físico en nuestra cuenta, ya sea nuestro propio dinero, una consignación de un tercero, o cuando cobramos un cheque.
  • Notas de débito: Estas se registran cuando hay una disminución del saldo de nuestra cuenta por algún concepto, bien sea por una transferencia desde nuestra cuenta hacia un tercero, el pago de comisiones, el pago de intereses sobre préstamos, el valor de la chequera o el cobro por devolución de cheques sin fondos.
  • Notas de crédito: Las notas de crédito se registran cuando hay un aumento del saldo de nuestro banco que no envuelve dinero físico, por ejemplo, una transferencia bancaria desde otra cuenta hacia la nuestra o cuando el banco nos reintegra un valor por intereses.

Como puedes ver, dos de ellas consisten en ingresos de dinero y los otros dos en  gastos o salidas de dinero.

Ahora, el segundo documento que necesitamos para realizar una conciliación bancaria es un libro contable. Este puedes ser un libro mayor o un libro auxiliar donde se registren todos los movimientos de dinero de nuestra empresa que tengan que ver con la cuenta bancaria. Aunque los datos ingresan a diario, este es un procesos que se hace generalmente al cierre de cada mes.

¿Cómo hacer una conciliacion bancaria? (Con ejemplos)

Ya que tenemos nuestro libro contable con los registros de dinero de nuestra cuenta corriente y el extracto con los movimientos que nos ha enviado el banco, podemos proceder a hacer nuestra conciliación. Es importante aclarar que casi siempre será necesario conciliar, pues es básicamente imposible que nuestra cuenta no tenga algún movimiento cada mes.

Veamos un ejemplo:

 

Libro Diciembre 2019
Fecha Detalle Debe (Ingresos) Haber (Egresos) Saldo
01/12/2019 Saldo inicial 1.000 1.000
05/12/2019 Deposito de ventas del dia 120 1.120
07/12/2019 Pago cheque N°5625 65 1.055
21/12/2019 Pago cheque N°5626 80 975
30/12/2019 Transferencia 410 1.385
Saldo final 1.385

En nuestro libro de ejemplo vemos que tenemos un saldo inicial de 1.000 y un saldo final de 1.385. Hasta el momento no encontramos nada mal, pero debemos contrastar esta información con el extracto bancario. El extracto se vería así:

 

Extracto diciembre 1 a 31, 2019
Fecha Detalle Notas de crédito (Ingresos) Notas de débito (Egresos) Saldo
01/12/2019 Saldo inicial 1.000 1.000
05/12/2019 Deposito de ventas del dia 120 1.120
22/12/2019 Pago cheque N°5626 80 1.040
31/12/2019 Cobro chequera 95 945
31/12/2019 Intereses generados 3 948
Saldo final 948

 

Como podemos ver, en nuestro extracto tenemos un saldo inicial de 1.000 y un saldo final de 948. Además, en el libro hay movimientos registrados que no están en el extracto, y viceversa. En el caso del libro encontramos:

 

Un haber: Pago cheque N°5625 por valor de 65 del 07/12/2019

Un debe: Transferencia por valor de 410 del 30/12/2019

Mientras que en el caso del extracto encontramos:

Una nota de débito: Cobro chequera por valor de 95 del 31/12/2019

Una nota de crédito: Intereses generados por valor de 3 del 31/12/2019

 

Con estos datos ya podemos hacer la conciliación, que va como sigue:

 

Textiles Santiago S.A.
Conciliación bancaria
Del 01 de diciembre al 31 de diciembre de 2019
Saldo final según Libro de Bancos 1.385
(+) Notas de Crédito 3
(-) Notas de Débito 95
(=) Saldo a conciliar 1293
Saldo final según Extracto 948
(-) Debe 410
(+) Haber 65
(=) Saldo a conciliar 1.293

Tenemos entonces que para hacer nuestra conciliación debemos:

  1. Indicar el nombre de la empresa y la fecha a conciliar
  2. Agregar el saldo final según que tenemos en nuestro Libro de Bancos
  3. Agregar las notas de crédito y notas de débito del extracto bancario que no están registradas en el libro de bancos.
  4. Sacar el saldo a conciliar sumando y restando los valores correspondientes
  5. Agregar el saldo final según el extracto bancario
  6. Agregar los debe y haber del libro de bancos que no están registrados en el extracto.
  7. Sacar el saldo a conciliar sumando y restando los valores correspondientes
  8. Si ambos saldos a conciliar resultan iguales, habrá quedado bien la conciliación; de lo contrario, algún valor fue omitido, por lo que hay que revisar hasta que queden iguales.

Una vez ya tenemos hecha nuestra conciliación, lo único que nos faltaría es agregar los datos faltantes del extracto bancario a nuestro libro contable y queda listo. Se hace como sigue:

 

Libro Diciembre 2019
Fecha Detalle Debe (Ingresos) Haber (Egresos) Saldo
01/12/2019 Saldo inicial 1000 1000
05/12/2019 Deposito de ventas del dia 120 1120
07/12/2019 Pago cheque N°5625 65 1055
21/12/2019 Pago cheque N°5626 80 975
30/12/2019 Transferencia 410 1385
31/12/2019 Cobro chequera 95 1290
31/12/2019 Intereses generados 3 1293
Saldo final 1293

 

Como puedes ver, hacer una conciliación bancaria es bastante sencillo, aunque debes tener cuidado de agregar los datos correctos en los lugares indicados para no generar errores. Este proceso te ayudará a mantener tus cuentas claras y evitar problemas a futuro.