Gestionar hoteles desde la nube

Hay ciertas industrias a las que tradicionalmente asociamos con la tecnología; la de los fabricantes de automóviles o las de la banca, por ejemplo. Pero eso no significa que otras industrias aparentemente más ‘offline’ o que dependen de infraestructura física como la industria turística puedan permitirse quedarse al margen de las últimas tendencias tecnológicas.

Un buen ejemplo son los PMS (Property Management Systems) también a veces denominados HOS (Hotel Operating System) como OfiHotel en Cloud.

Estas aplicaciones son sistemas digitales que facilitan la administración de propiedades, bienes personales, equipos (incluidos el mantenimiento, cuestiones legales y administrativas) y el personal, todo a través de una sola aplicación de software. Reemplazan a métodos anticuados basados en papel que tendían a ser engorrosos e ineficientes. A menudo se implementan como configuraciones de cliente / servidor. Hoy, la mayoría de los sistemas de administración de propiedades de próxima generación favorecen un modelo de software como servicio (SaaS) sostenido por las tecnologías web y en la nube.

Los sistemas basados en la nube aportan innumerables ventajas, como el no depender de la infraestructura tecnológica de cada hotel, la capacidad de escalabilidad para crecer en número de habitaciones, establecimientos o servicios, y la reducción de la complejidad técnica a la hora de implementarlo y manejarlo, para que el establecimiento pueda dedicar más tiempo a lo que realmente es crítico: la experiencia de sus clientes.

Los primeros sistemas PMS para la industria hotelera aparecieron en el mercado en la década de 1980. En los hoteles, un sistema de gestión de propiedades es una aplicación de software integral que se utiliza para cubrir objetivos como coordinar las funciones operativas de la oficina principal, ventas y planificación, informes, etc. El sistema automatiza las operaciones del hotel, como reservas de huéspedes, detalles de los huéspedes, reservas en línea, publicación de tarifas, gestión de puntos de venta, teléfono, cuentas por cobrar, ventas y marketing, eventos, costos de alimentos y bebidas, gestión de materiales, recursos humanos y nómina, gestión de mantenimiento, gestión de calidad y otros servicios. Los sistemas de administración de propiedades hoteleras pueden integrarse o interactuar con soluciones de terceros como sistemas de reserva centralizados y sistemas de administración de ingresos o rendimiento, motor de reservas en línea, back office, gestión de Housekeeping, opciones de pago adicional como televisión de pago, administración de energía, autorización de tarjetas de acceso a las habitaciones…

Con el avance de los sistemas de gestión de la propiedad para hoteles hacia sistemas basados en la nube, estos amplían su funcionalidad hacia nuevas áreas de servicio, como las características para huéspedes. Estos incluyen check-in en línea, servicio a la habitación, controles en la habitación, comunicación con el personal, conserje virtual y más. Estas nuevas funcionalidades son utilizadas principalmente por los huéspedes en sus propios dispositivos móviles o los proporcionados por el hotel en vestíbulos y / o habitaciones.

Un buen PMS debe proporcionar información precisa y oportuna sobre los indicadores básicos de rendimiento clave de una empresa hotelera, como la tasa diaria promedio, RevPAR o tasa de ocupación y ayudar a la administración de alimentos y bebidas a controlar las existencias en el almacén y ayudar a decidir qué comprar, cuánto y con qué frecuencia.